Quando várias dezenas de intervenções domiciliares se sucedem a cada semana, um planejamento em papel ou uma planilha inevitavelmente gera esquecimentos. Philia ADMR é o sistema de informação do setor da rede ADMR que reúne planejamento, registro móvel e acompanhamento dos beneficiários em uma única interface. É preciso saber explorá-lo corretamente para que a promessa de fluidez se traduza no dia a dia das equipes.
PhiliaDom e planejamento das rotas: o módulo que os supervisores subutilizam
Philia não se resume a um calendário compartilhado. O software integra um módulo dedicado, PhiliaDom, projetado para planejar as rotas de intervenção levando em conta as restrições geográficas e as disponibilidades de cada interveniente. Na prática, muitas associações locais continuam a construir suas rotas manualmente, e depois transferem o resultado para o Philia.
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Essa abordagem anula uma boa parte do ganho de tempo. PhiliaDom propõe uma sequência lógica das residências a serem visitadas, o que reduz os deslocamentos desnecessários e limita os tempos de trajeto entre dois beneficiários. Quando um supervisor insere diretamente as restrições no módulo (horário imposto pelo beneficiário, duração da intervenção, área geográfica), o planejamento gerado também respeita as regras de interrupção previstas pela convenção coletiva do setor de ajuda domiciliar.
Adotar os bons reflexos com Philia ADMR desde a construção das rotas evita corrigir posteriormente incoerências que o software poderia ter sinalizado anteriormente.
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Registro móvel e discrepâncias de planejamento: entender de onde vêm os erros
Você já notou uma discrepância entre o planejamento exibido no Philia e as horas realmente registradas por um interveniente? Esse tipo de discrepância é o problema mais frequente relatado pelas federações departamentais.
Registro em tempo real via navegador móvel
O módulo de telegerenciamento permite que os auxiliares de vida registrem sua chegada e partida diretamente de seus telefones. O registro é feito através do navegador móvel, e não por um aplicativo de terceiros. Um interveniente que utiliza um navegador desatualizado ou que perde a conexão no momento do registro cria uma discrepância silenciosa no sistema.
Verificar a versão do navegador móvel antes de cada início de semana faz parte dos gestos simples que eliminam esse tipo de incidente. No Android e no iOS, uma atualização pendente é suficiente para provocar um mau funcionamento do formulário de registro.
Identificadores e primeira conexão
A outra fonte de discrepância diz respeito aos identificadores. Na primeira conexão, cada interveniente recebe um par identificador/senha provisória. Se essa senha não for alterada rapidamente, pode ser compartilhada ou esquecida, o que resulta em registros feitos sob o perfil errado.
Um reflexo útil para os supervisores: verificar se cada interveniente personalizou seus identificadores nas 48 horas seguintes à criação da conta. Philia não bloqueia o acesso em caso de senha não alterada, o que permite que o erro passe sem alerta.
Mensagens internas Philia ADMR: substituir os SMS sem perder em reatividade
Muitas associações ADMR coordenaram por muito tempo as substituições de última hora por SMS. O problema é duplo: os SMS não deixam um registro utilizável no dossiê do beneficiário e escapam ao regulamento RGPD que a rede ADMR deve respeitar.
A mensageria integrada ao Philia centraliza as trocas entre o espaço do coordenador e o espaço do interveniente. Cada mensagem é datada e vinculada ao planejamento correspondente. Em caso de litígio sobre uma intervenção não realizada ou sobre uma mudança de horário, a mensageria Philia constitui uma prova datada e consultável pela federação.
- Utilizar a mensageria Philia para qualquer modificação de planejamento, mesmo que menor, a fim de manter uma rastreabilidade completa.
- Configurar as notificações push no navegador móvel de cada interveniente para que ele receba o alerta sem abrir manualmente o aplicativo.
- Reservar as chamadas telefônicas para situações de emergência onde o beneficiário está em espera imediata, e depois confirmar por mensagem no Philia.
Redução do tempo administrativo: o que as associações constatam após o desdobramento
As associações que implementaram o Philia ADMR relatam uma redução significativa do tempo dedicado às tarefas administrativas relacionadas à gestão das intervenções e dos planejamentos. Esse ganho não vem do software em si, mas da eliminação de duplicações de dados: um planejamento criado no PhiliaDom alimenta automaticamente as folhas de rota, os registros de horas e os documentos de faturamento.
No campo, os auxiliares de vida ganham em média um quarto de hora por intervenção graças ao acesso direto às informações do beneficiário a partir de seus telefones. Acabou o caderno de papel a ser consultado antes de cada residência: o dossiê digital exibe as instruções específicas, os contatos do médico responsável e o histórico das intervenções anteriores.
Esse ganho acumulado libera tempo para o acompanhamento humano, que continua sendo a missão principal da rede ADMR.
Pontos de controle a ritualizar a cada semana no Philia
Uma ferramenta de planejamento não corrige sozinha os erros de digitação ou os esquecimentos. Algumas verificações semanais são suficientes para manter a confiabilidade dos dados no Philia.
- Comparar o número de intervenções planejadas com o número de registros realizados para identificar discrepâncias antes do fechamento da folha de pagamento.
- Verificar se os tempos de trajeto entre duas residências estão bem informados, pois impactam a remuneração do interveniente e as declarações URSSAF.
- Verificar a ausência de sobreposição de horários nos planejamentos dos intervenientes que atendem vários beneficiários no mesmo dia.
- Assegurar que toda substituição notificada por mensageria foi devidamente registrada no planejamento oficial.
Um controle semanal de quinze minutos evita horas de correção no final do mês. As federações que ritualizaram essa verificação notam uma redução significativa das intervenções não faturadas ou dos erros de pagamento relacionados a registros faltantes.
Philia ADMR, em sua versão atual (10.13.0 acessível em philia-admr.org), oferece todas as ferramentas necessárias para garantir a confiabilidade da cadeia planejamento-registro-faturamento. A diferença entre uma associação que sofre com os bugs e outra que opera sem problemas raramente se deve ao software: ela se deve à regularidade das entradas e à rigorosidade dos controles implementados pelos supervisores desde o desdobramento.