Wanneer er elke week tientallen thuisinterventies plaatsvinden, leidt een papieren planning of een spreadsheet onvermijdelijk tot vergeten zaken. Philia ADMR is het bedrijfsinformatiesysteem van het ADMR-netwerk dat planning, mobiele registratie en opvolging van de ontvangers in één interface samenbrengt. Het is echter belangrijk om te weten hoe je het correct kunt gebruiken, zodat de belofte van soepelheid zich vertaalt in het dagelijks leven van de teams.
PhiliaDom en planning van rondes: de module die de begeleiders onderbenutten
Philia is niet alleen een gedeelde kalender. De software bevat een speciale module, PhiliaDom, ontworpen om de rondes van interventies te plannen rekening houdend met de geografische beperkingen en de beschikbaarheid van elke interveniënt. In de praktijk blijven veel lokale verenigingen hun rondes handmatig opstellen en rapporteren ze het resultaat vervolgens in Philia.
Verder lezen : 10 ontroerende ideeën om uw felicitaties aan de ouders voor een huwelijk over te brengen
Deze aanpak annuleert een groot deel van de tijdswinst. PhiliaDom biedt een logische volgorde van de te bezoeken woningen, wat onnodige heen-en-weer ritten vermindert en de reistijd tussen twee ontvangers beperkt. Wanneer een begeleider de beperkingen rechtstreeks in de module invoert (tijdslot opgelegd door de ontvanger, duur van de interventie, geografisch gebied), respecteert de gegenereerde planning ook de onderbrekingsregels die zijn vastgelegd in de collectieve arbeidsovereenkomst van de thuiszorgsector.
Het aannemen van de juiste reflexen met Philia ADMR vanaf de opbouw van de rondes voorkomt dat achteraf inconsistenties moeten worden gecorrigeerd die de software vooraf had kunnen signaleren.
Lees ook : 10 trendy ideeën om uw interieur te verfraaien met moderne en originele decoratie
Mobiele registratie en planningsafwijkingen: begrijpen waar de fouten vandaan komen
Heb je al eens een verschil opgemerkt tussen de planning die op Philia wordt weergegeven en de uren die daadwerkelijk door een interveniënt zijn geregistreerd? Dit soort afwijkingen is het meest voorkomende probleem dat door de departementale federaties wordt gerapporteerd.
Registratie in real-time via de mobiele browser
De telemanagementmodule stelt de zorgverleners in staat om hun aankomst en vertrek rechtstreeks vanaf hun telefoon te registreren. De registratie verloopt via de mobiele browser, niet via een externe applicatie. Een interveniënt die een verouderde browser gebruikt of zijn verbinding verliest op het moment van registratie, creëert een stille afwijking in het systeem.
Controleer de versie van de mobiele browser voor elke weekstart is een van de eenvoudige handelingen die dit soort incidenten voorkomt. Op Android en iOS is een wachtende update voldoende om een storing in het registratieformulier te veroorzaken.
Inloggegevens en eerste verbinding
De andere bron van afwijkingen betreft de inloggegevens. Bij de eerste verbinding ontvangt elke interveniënt een tijdelijk paar inlognaam/wachtwoord. Als dit wachtwoord niet snel wordt gewijzigd, kan het worden gedeeld of vergeten, wat leidt tot registraties onder het verkeerde profiel.
Een nuttige reflex voor de begeleiders: controleren of elke interveniënt zijn inloggegevens binnen 48 uur na de aanmaak van het account heeft gepersonaliseerd. Philia blokkeert de toegang niet in het geval van een niet-wijzigd wachtwoord, waardoor de fout zonder waarschuwing kan doorglippen.
Interne berichtenservice Philia ADMR: vervang SMS zonder in reactietijd te verliezen
Veel ADMR-verenigingen hebben lange tijd last-minute vervangingen gecoördineerd via SMS. Het probleem is dubbel: SMS-berichten laten geen bruikbare sporen achter in het dossier van de ontvanger, en ze ontsnappen aan het RGPD-kader dat het ADMR-netwerk moet respecteren.
De berichtenservice die in Philia is geïntegreerd, centraliseert de uitwisselingen tussen de coördinatorruimte en de interveniëntruimte. Elk bericht is tijdgestempeld en gekoppeld aan de betreffende planning. In geval van een geschil over een niet-uitgevoerde interventie of een wijziging van het tijdstip, is de Philia-berichtenservice een gedateerd en raadpleegbaar bewijs voor de federatie.
- Gebruik de Philia-berichtenservice voor elke wijziging van de planning, zelfs als het om een kleine wijziging gaat, om volledige traceerbaarheid te behouden.
- Configureer de pushmeldingen op de mobiele browser van elke interveniënt, zodat hij de waarschuwing ontvangt zonder de applicatie handmatig te openen.
- Beperk telefoongesprekken tot noodsituaties waarin de ontvanger onmiddellijke aandacht nodig heeft, en bevestig vervolgens per bericht in Philia.
Vermindering van administratieve tijd: wat de verenigingen constateren na implementatie
Verenigingen die Philia ADMR hebben geïmplementeerd, melden een significante daling van de tijd die aan administratieve taken is besteed die verband houden met het beheer van interventies en planningen. Deze winst komt niet van de software zelf, maar van de eliminatie van dubbele invoer: een planning die in PhiliaDom is gemaakt, voedt automatisch de routebladen, urenregistraties en facturatie-documenten.
Ter plaatse winnen zorgverleners gemiddeld een kwartier per interventie dankzij de directe toegang tot de informatie van de ontvanger vanaf hun telefoon. Geen papieren notitieboek meer om te raadplegen voor elke woning: het digitale dossier toont de specifieke instructies, de contactgegevens van de behandelend arts en de geschiedenis van eerdere interventies.
Deze cumulatieve winst creëert tijd voor menselijke begeleiding, wat de belangrijkste missie van het ADMR-netwerk blijft.
Controlepunten om wekelijks te ritualiseren op Philia
Een planningsinstrument corrigeert niet op zichzelf de invoerfouten of vergeten zaken. Enkele wekelijkse controles zijn voldoende om de betrouwbaarheid van de gegevens in Philia te waarborgen.
- Vergelijk het aantal geplande interventies met het aantal geregistreerde registraties om afwijkingen te identificeren voordat de loonadministratie wordt afgesloten.
- Controleer of de reistijden tussen twee woningen goed zijn ingevuld, omdat deze van invloed zijn op de vergoeding van de interveniënt en de URSSAF-aangiften.
- Controleer op overlappingen in de planningen van interveniënten die op dezelfde dag meerdere ontvangers dekken.
- Zorg ervoor dat elke vervanging die via berichten is genoteerd, correct is doorgevoerd in de officiële planning.
Een wekelijkse controle van vijftien minuten voorkomt uren van correctie aan het einde van de maand. De federaties die deze controle hebben geritualiseerd, constateren een duidelijke daling van niet-factureerbare interventies of loonfouten als gevolg van ontbrekende registraties.
Philia ADMR, in zijn huidige versie (10.13.0 toegankelijk op philia-admr.org), biedt alle benodigde tools om de keten van planning-registratie-facturatie te waarborgen. Het verschil tussen een vereniging die te maken heeft met bugs en een andere die soepel draait, ligt zelden aan de software: het ligt aan de regelmaat van de invoeren en de nauwkeurigheid van de controles die door de begeleiders zijn ingesteld vanaf de implementatie.