Cuando varias decenas de intervenciones a domicilio se suceden cada semana, un planning en papel o una hoja de cálculo genera inevitablemente olvidos. Philia ADMR es el sistema de información del sector de la red ADMR que agrupa planificación, control móvil y seguimiento de los beneficiarios en una sola interfaz. Aún así, es necesario saber explotarlo correctamente para que la promesa de fluidez se traduzca en el día a día de los equipos.
PhiliaDom y planificación de rutas: el módulo que los supervisores subutilizan
Philia no se limita a un calendario compartido. El software integra un módulo dedicado, PhiliaDom, diseñado para planificar las rutas de intervención teniendo en cuenta las restricciones geográficas y las disponibilidades de cada interveniente. En la práctica, muchas asociaciones locales continúan construyendo sus rutas manualmente, y luego trasladan el resultado a Philia.
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Este enfoque anula gran parte del ahorro de tiempo. PhiliaDom propone una secuencia lógica de los domicilios a visitar, lo que reduce los idas y venidas innecesarias y limita los tiempos de trayecto entre dos beneficiarios. Cuando un supervisor introduce directamente las restricciones en el módulo (franja horaria impuesta por el beneficiario, duración de la intervención, zona geográfica), el planning generado también respeta las reglas de descanso previstas por el convenio colectivo del sector de ayuda a domicilio.
Adoptar los buenos reflejos con Philia ADMR desde la construcción de las rutas evita corregir posteriormente incoherencias que el software podría haber señalado de antemano.
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Control móvil y discrepancias en la planificación: entender de dónde vienen los errores
¿Ya has notado un desajuste entre la planificación mostrada en Philia y las horas realmente registradas por un interveniente? Este tipo de discrepancia es el problema más frecuente reportado por las federaciones departamentales.
Control en tiempo real a través del navegador móvil
El módulo de telegestión permite a los auxiliares de vida registrar su llegada y salida directamente desde su teléfono. El registro se realiza a través del navegador móvil, no mediante una aplicación de terceros. Un interveniente que utiliza un navegador obsoleto o que pierde su conexión en el momento del registro crea un desajuste silencioso en el sistema.
Verificar la versión del navegador móvil antes de cada inicio de semana es parte de los gestos simples que eliminan este tipo de incidentes. En Android como en iOS, una actualización pendiente es suficiente para provocar un mal funcionamiento del formulario de registro.
Identificadores y primera conexión
La otra fuente de discrepancia se refiere a los identificadores. En la primera conexión, cada interveniente recibe un par de identificador/contraseña provisional. Si esta contraseña no se cambia rápidamente, puede ser compartida u olvidada, lo que lleva a registros realizados bajo el perfil incorrecto.
Un reflejo útil para los supervisores: verificar que cada interveniente ha personalizado sus identificadores en las 48 horas siguientes a la creación de la cuenta. Philia no bloquea el acceso en caso de contraseña no modificada, lo que permite que el error pase sin alerta.
Mensajería interna Philia ADMR: reemplazar los SMS sin perder en reactividad
Muchas asociaciones ADMR han coordinado durante mucho tiempo los reemplazos de última hora por SMS. El problema es doble: los SMS no dejan un rastro aprovechable en el expediente del beneficiario, y escapan al marco del RGPD que la red ADMR debe respetar.
La mensajería integrada en Philia centraliza los intercambios entre el espacio del coordinador y el espacio del interveniente. Cada mensaje está fechado y vinculado a la planificación correspondiente. En caso de disputa sobre una intervención no realizada o sobre un cambio de horario, la mensajería Philia constituye una prueba fechada y consultable por la federación.
- Utilizar la mensajería Philia para cualquier modificación de planificación, incluso menor, para conservar una trazabilidad completa.
- Configurar las notificaciones push en el navegador móvil de cada interveniente para que reciba la alerta sin abrir manualmente la aplicación.
- Reservar las llamadas telefónicas para situaciones de emergencia donde el beneficiario está en espera inmediata, y luego confirmar por mensaje en Philia.
Reducción del tiempo administrativo: lo que las asociaciones constatan tras el despliegue
Las asociaciones que han desplegado Philia ADMR informan de una reducción significativa del tiempo dedicado a las tareas administrativas relacionadas con la gestión de intervenciones y planificaciones. Este ahorro no proviene del software en sí, sino de la eliminación de entradas duplicadas: un planning creado en PhiliaDom alimenta automáticamente las hojas de ruta, los registros de horas y los documentos de facturación.
En el terreno, los auxiliares de vida ganan en promedio un cuarto de hora por intervención gracias al acceso directo a la información del beneficiario desde su teléfono. Se acabó el cuaderno de papel que consultar antes de cada domicilio: el expediente digital muestra las instrucciones específicas, los datos del médico de cabecera y el historial de intervenciones anteriores.
Este ahorro acumulado libera tiempo para el acompañamiento humano, que sigue siendo la misión principal de la red ADMR.
Puntos de control a ritualizar cada semana en Philia
Una herramienta de planificación no corrige por sí sola los errores de entrada o los olvidos. Algunas verificaciones semanales son suficientes para mantener la fiabilidad de los datos en Philia.
- Comparar el número de intervenciones planificadas con el número de registros realizados para detectar discrepancias antes del cierre de la nómina.
- Controlar que los tiempos de trayecto entre dos domicilios están bien registrados, ya que impactan en la remuneración del interveniente y en las declaraciones URSSAF.
- Verificar la ausencia de superposición horaria en las planificaciones de los intervenientes que cubren varios beneficiarios el mismo día.
- Asegurarse de que todo reemplazo notificado por mensajería ha sido correctamente trasladado a la planificación oficial.
Un control semanal de quince minutos evita horas de corrección a fin de mes. Las federaciones que han ritualizado esta verificación constatan una disminución notable de intervenciones no facturadas o errores de nómina relacionados con registros faltantes.
Philia ADMR, en su versión actual (10.13.0 accesible en philia-admr.org), ofrece todas las herramientas necesarias para fiabilizar la cadena planificación-control-facturación. La diferencia entre una asociación que sufre los errores y otra que opera sin contratiempos rara vez radica en el software: depende de la regularidad de las entradas y de la rigurosidad de los controles implementados por los supervisores desde el despliegue.