Wenn jede Woche mehrere Dutzend Hausbesuche stattfinden, führt ein Papierplan oder eine Tabelle unweigerlich zu Vergesslichkeiten. Philia ADMR ist das berufliche Informationssystem des ADMR-Netzwerks, das Planung, mobile Zeiterfassung und Nachverfolgung der Leistungsempfänger in einer einzigen Schnittstelle vereint. Man muss jedoch wissen, wie man es richtig nutzt, damit das Versprechen von Effizienz im Alltag der Teams umgesetzt wird.
PhiliaDom und Tourenplanung: das Modul, das von den Führungskräften untergenutzt wird
Philia beschränkt sich nicht auf einen gemeinsamen Kalender. Die Software integriert ein spezielles Modul, PhiliaDom, das zur Planung der Einsätze unter Berücksichtigung geografischer Einschränkungen und der Verfügbarkeiten jedes Mitarbeiters entwickelt wurde. In der Praxis bauen viele lokale Verbände ihre Touren weiterhin manuell auf und übertragen dann das Ergebnis in Philia.
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Dieser Ansatz mindert einen großen Teil der Zeitersparnis. PhiliaDom bietet eine logische Reihenfolge der zu besuchenden Haushalte, was unnötige Hin- und Herfahrten reduziert und die Fahrzeiten zwischen zwei Leistungsempfängern begrenzt. Wenn ein Vorgesetzter die Einschränkungen direkt im Modul eingibt (Zeitrahmen, der vom Leistungsempfänger vorgegeben wird, Dauer des Einsatzes, geografische Zone), respektiert der generierte Plan auch die Pausenregelungen, die im Tarifvertrag für die Branche der häuslichen Hilfe vorgesehen sind.
Die richtigen Reflexe mit Philia ADMR bereits bei der Erstellung der Touren zu übernehmen, vermeidet nachträgliche Korrekturen von Inkonsistenzen, die die Software im Vorfeld hätte melden können.
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Mobile Zeiterfassung und Planabweichungen: verstehen, woher die Fehler kommen
Haben Sie schon einmal eine Diskrepanz zwischen dem in Philia angezeigten Plan und den tatsächlich von einem Mitarbeiter erfassten Zeiten bemerkt? Diese Art von Abweichung ist das häufigste Problem, das von den Landesverbänden gemeldet wird.
Echtzeit-Zeiterfassung über den mobilen Browser
Das Telemanagement-Modul ermöglicht es den Pflegekräften, ihre Ankunft und Abfahrt direkt von ihrem Telefon aus zu erfassen. Die Zeiterfassung erfolgt über den mobilen Browser, nicht über eine Drittanbieter-App. Ein Mitarbeiter, der einen veralteten Browser verwendet oder seine Verbindung zum Zeitpunkt der Zeiterfassung verliert, verursacht eine stille Diskrepanz im System.
Die Version des mobilen Browsers vor Beginn jeder Woche zu überprüfen gehört zu den einfachen Maßnahmen, die diese Art von Vorfall beseitigen. Sowohl auf Android als auch auf iOS reicht ein ausstehendes Update aus, um eine Fehlfunktion des Zeiterfassungsformulars zu verursachen.
Benutzernamen und erste Anmeldung
Die andere Quelle für Abweichungen betrifft die Benutzernamen. Bei der ersten Anmeldung erhält jeder Mitarbeiter ein Paar vorläufige Benutzername/Passwort. Wenn dieses Passwort nicht schnell geändert wird, kann es geteilt oder vergessen werden, was zu Zeiterfassungen unter dem falschen Profil führt.
Ein nützlicher Reflex für die Vorgesetzten: überprüfen, dass jeder Mitarbeiter seine Zugangsdaten innerhalb von 48 Stunden nach Erstellung des Kontos personalisiert hat. Philia sperrt den Zugang nicht, wenn das Passwort nicht geändert wurde, was den Fehler ohne Warnung durchlässt.
Interne Nachrichtenfunktion von Philia ADMR: SMS ersetzen, ohne an Reaktionsfähigkeit zu verlieren
Viele ADMR-Verbände haben lange Zeit kurzfristige Vertretungen per SMS koordiniert. Das Problem ist doppelt: SMS hinterlassen keine verwertbare Spur in der Akte des Leistungsempfängers und entziehen sich dem RGPD-Rahmen, den das ADMR-Netzwerk einhalten muss.
Die in Philia integrierte Nachrichtenfunktion zentralisiert den Austausch zwischen dem Koordinatorenbereich und dem Mitarbeiterbereich. Jede Nachricht ist zeitgestempelt und dem betreffenden Plan zugeordnet. Im Falle eines Streits über einen nicht durchgeführten Einsatz oder eine Zeitänderung stellt die Philia-Nachrichtenfunktion einen datierten und einsehbaren Nachweis für den Verband dar.
- Die Philia-Nachrichtenfunktion für jede Planänderung, auch geringfügige, nutzen, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
- Die Push-Benachrichtigungen im mobilen Browser jedes Mitarbeiters konfigurieren, damit er die Warnung erhält, ohne die App manuell öffnen zu müssen.
- Telefonanrufe für Notfälle reservieren, in denen der Leistungsempfänger sofortige Hilfe benötigt, und dann per Nachricht in Philia bestätigen.
Reduzierung der administrativen Zeit: was die Verbände nach der Einführung feststellen
Die Verbände, die Philia ADMR eingeführt haben, berichten von einer deutlichen Verringerung der Zeit, die für administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Einsätzen und Plänen aufgewendet wird. Diese Einsparung kommt nicht von der Software selbst, sondern von der Beseitigung doppelter Eingaben: Ein in PhiliaDom erstellter Plan speist automatisch die Routenblätter, die Stundennachweise und die Rechnungsdokumente.
Vor Ort gewinnen die Pflegekräfte im Durchschnitt eine Viertelstunde pro Einsatz, da sie direkt über ihr Telefon auf die Informationen des Leistungsempfängers zugreifen können. Das Papiernotizbuch, das vor jedem Haushalt konsultiert werden musste, gehört der Vergangenheit an: Die digitale Akte zeigt die spezifischen Anweisungen, die Kontaktdaten des behandelnden Arztes und die Historie der vorherigen Einsätze an.
Diese kumulierte Einsparung schafft Zeit für die menschliche Begleitung, was nach wie vor die Hauptaufgabe des ADMR-Netzwerks bleibt.
Wöchentliche Kontrollpunkte, die auf Philia ritualisiert werden sollten
Ein Planungswerkzeug korrigiert nicht allein Eingabefehler oder Vergesslichkeiten. Einige wöchentliche Überprüfungen genügen, um die Zuverlässigkeit der Daten in Philia aufrechtzuerhalten.
- Die Anzahl der geplanten Einsätze mit der Anzahl der erfassten Zeiterfassungen vergleichen, um Abweichungen vor dem Abschluss der Gehaltsabrechnung zu erkennen.
- Überprüfen, dass die Fahrzeiten zwischen zwei Haushalten korrekt angegeben sind, da sie die Vergütung des Mitarbeiters und die URSSAF-Erklärungen beeinflussen.
- Überprüfen, dass es keine zeitlichen Überschneidungen in den Plänen der Mitarbeiter gibt, die am selben Tag mehrere Leistungsempfänger abdecken.
- Überprüfen, dass jede per Nachricht angezeigte Vertretung korrekt im offiziellen Plan vermerkt wurde.
Eine wöchentliche Kontrolle von fünfzehn Minuten verhindert Stunden an Korrekturen am Monatsende. Die Verbände, die diese Überprüfung ritualisiert haben, stellen einen deutlichen Rückgang der nicht abgerechneten Einsätze oder der Gehaltsfehler aufgrund fehlender Zeiterfassungen fest.
Philia ADMR, in seiner aktuellen Version (10.13.0, zugänglich unter philia-admr.org), bietet alle notwendigen Werkzeuge, um die Kette Planung-Zeiterfassung-Rechnung zu verlässlich zu gestalten. Der Unterschied zwischen einem Verband, der unter Bugs leidet, und einem anderen, der reibungslos läuft, liegt selten an der Software: Er liegt in der Regelmäßigkeit der Eingaben und der Strenge der Kontrollen, die von den Führungskräften bereits bei der Einführung eingerichtet wurden.