Das Portal Orchestra (orchestrav2.egiweb.net) basiert auf einem umgekehrten Authentifizierungsmodell im Vergleich zu den meisten Webdiensten: Der Benutzer erstellt kein eigenes Konto. Es ist die Hausverwaltung oder der Verwalter, der die Eröffnung initiiert, eine Identifikationsnummer generiert und das Konto einem oder mehreren Einheiten zuordnet. Dieses Verständnis der Logik vermeidet die meisten Blockaden, die bei der ersten Verbindung mit Orchestra auftreten können.
Nominatives Konto und Rechte, die mit der Einheit auf Orchestra verbunden sind
Jedes Orchestra-Konto ist mit einer Einheit-ID (Eigentümergemeinschaft, Mietwohnung) verbunden. Der Verwalter oder die Hausverwaltung weist eine vorläufige Identifikationsnummer zu, die mit einer im Verwaltungssystem angegebenen E-Mail-Adresse verknüpft ist. Solange diese Zuordnung nicht seitens des Verwalters erfolgt ist, gibt es keinen Zugang zum Portal.
Dieses Vorgehen hat direkte Auswirkungen auf Änderungen der Situation. Beim Verkauf einer Einheit sollte das Konto des ehemaligen Eigentümers widerrufen und ein neues Konto für den Käufer erstellt werden. In der Praxis beobachten wir, dass einige Verwaltungen zögern, die Rechte zu aktualisieren, was dazu führen kann, dass ein neuer Bewohner Identifikationsdaten erhält, die noch mit dem ehemaligen Eigentümer verknüpft sind.
Vor jedem Versuch, sich anzumelden, ist es daher sinnvoll, einen Leitfaden zur Nutzung des Orchestra-Portals zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihr Verwalter Ihr Konto aktiviert hat.
Der wichtigste Punkt: ohne Aktivierung seitens des Verwalters wird keine Benutzeraktion den Zugang freischalten. Wenn Ihr Verwalter die Aktivierung bestätigt, Sie aber nichts erhalten, liegt das Problem fast immer an der im Verwaltungssystem registrierten E-Mail-Adresse.
Temporäres Passwort und Erstellung des endgültigen Passworts auf Orchestra
Der Ablauf der ersten Verbindung zu Orchestra folgt einem zweistufigen Schema. Zunächst sendet das Portal ein temporäres Passwort an die angegebene E-Mail-Adresse. Dieses Passwort hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Wenn der Link vor der Nutzung abläuft, muss das Verfahren von der Anmeldeseite des Portals erneut gestartet werden.
Anforderung des temporären Passworts
Auf der Startseite von orchetrav2.egiweb.net erfordert die Funktion zur Anforderung eines temporären Passworts die Eingabe der genauen E-Mail-Adresse, die im System des Verwalters angegeben ist. Eine Abweichung um nur ein Zeichen (Bindestrich, Punkt, Alias) reicht aus, um einen stillen Fehler ohne explizite Fehlermeldung zu verursachen.
Wir empfehlen, die Verwaltung um eine schriftliche Bestätigung der registrierten E-Mail-Adresse zu bitten. Das ist zuverlässiger, als mehrere Varianten zu testen, da mehrere fehlgeschlagene Versuche eine vorübergehende Sperrung des Versandmechanismus auslösen können.
Definition des persönlichen Passworts
Sobald das temporäre Passwort empfangen und eingegeben wurde, verlangt das Portal die Erstellung eines endgültigen Passworts. Die Komplexitätsanforderungen variieren je nach Version, die von der Verwaltung bereitgestellt wird, beinhalten jedoch in der Regel:
- Eine Mindestlänge (häufig acht Zeichen), die Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Ziffern kombiniert
- Das Verbot, die Identifikationsnummer oder die E-Mail-Adresse als Passwort zu verwenden
- Eine Ablehnung von zu vorhersehbaren Zeichenfolgen (123456, azerty)
Das endgültige Passwort bestimmt alle zukünftigen Zugriffe. Orchestra bietet noch keinen Mechanismus wie Passkeys in seinen gesamten Bereitstellungen an, obwohl diese Technologie, die auf einem Paar kryptografischer Schlüssel basiert, die mit dem genauen Bereich des Dienstes verbunden sind, beginnt, sich im Bereich der Authentifizierung zu verbreiten. Im Moment bleibt die Kombination aus E-Mail und Passwort die einzige gängige Zugangsart.
Personenbezogene Daten und RGPD-Rahmen des Orchestra-Portals
Orchestra veröffentlicht sensible Daten: Kontosituationen, Mittelabrufe, Abrechnungen, Dokumente der Eigentümerversammlung. Die Anmeldeseite des Portals beschreibt die Zwecke der Verarbeitung der gesammelten Daten.
Die Daten werden nur dem Verantwortlichen für die Verarbeitung, d.h. der beauftragten Verwaltung, mitgeteilt. Die Aufbewahrungsdauer wird von diesem Verantwortlichen festgelegt, was in der Praxis bedeutet, dass sie vom aktuellen Verwaltervertrag oder dem laufenden Mietverwaltungsmandat abhängt.
- Das Extranet muss die elektronische Bereitstellung der Dokumente zur Verwaltung des Gebäudes ermöglichen
- Für Mieter bietet das Portal Zugang zu den Dokumenten zur Verwaltung der bewohnten Wohnung
- Die elektronische Zahlung von Mieten, Vorauszahlungen oder Eigentumsanteilen kann ebenfalls über das Portal abgewickelt werden
- Der Benutzer kann seine Rechte auf Zugang, Berichtigung und Löschung beim Verantwortlichen für die Verarbeitung ausüben
Ein selten angesprochenes Thema: der Widerruf von Zugängen nach einem Mieterwechsel oder einem Verkauf der Einheit liegt in der Verantwortung des Verwalters. Wenn Sie gerade eine Immobilie erworben haben und der ehemalige Eigentümer weiterhin einen aktiven Zugang hat, muss die Verwaltung das alte Konto deaktivieren, bevor ein neues erstellt wird.
Digitale Zugänglichkeit und regulatorische Entwicklungen für Eigentümergemeinschafts-Extranets
Das European Accessibility Act, dessen Bestimmungen seit dem 28. Juni 2025 gelten, betrifft bestimmte private digitale Dienste, die für die breite Öffentlichkeit bestimmt sind. Je nach genauem Umfang des Dienstes kann ein Portal oder ein Kundenbereich mit Unterstützungstechnologien (Bildschirmleser, Tastaturnavigation) nutzbar sein müssen. Bestehende Dienste können bis zum 28. Juni 2030 von einer Übergangsfrist profitieren.
Für einen Eigentümer oder Mieter, der Unterstützungstechnologie verwendet, kann die erste Verbindung zu Orchestra Schwierigkeiten bereiten, wenn die Anmeldeformulare die Zugänglichkeitsstandards nicht einhalten. Dieses Thema hängt vom technischen Dienstleister (Egiweb) und der bereitgestellten Version ab.
Die Einhaltung der Zugänglichkeit ist kein Kriterium, das der Endbenutzer beherrscht, kann jedoch beim Verwalter während der Eigentümerversammlung oder im Rahmen eines Austauschs mit dem Verwalter angesprochen werden. Ein unzugängliches Extranet stellt ein echtes Hindernis für einen nicht unerheblichen Teil der Eigentümer dar, und die europäische Gesetzgebung drängt die Anbieter nun, diese Mängel zu beheben.
Die erste Verbindung zum Orchestra-Portal hängt in erster Linie von der Qualität der Aktivierung ab, die von Ihrem Verwalter durchgeführt wurde. Die Überprüfung der registrierten E-Mail-Adresse, die Sicherstellung, dass die Rechte der richtigen Einheit entsprechen, und die Festlegung eines robusten Passworts sind die drei Schritte, die einen funktionalen und sicheren Zugang zu Ihren Verwaltungsdokumenten gewährleisten.
